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オンラインの会議も多くなりましたが、名刺交換の作法は社会人ならおさえておきたいところ。
実際に交換する前に同期同士や社内で練習しておくと、スムーズに交換できます。
ふさわしい受け渡し方法を時系列でご紹介。
ついやってしまいがちなNGマナーも掲載しているので、チェックしてみてください。
名刺交換の作法を時系列でチェック
では、名刺交換が実際どのように行われるべきかを時系列で見ていきましょう。
まず、
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一連の流れをスマートにこなせるようよく覚えておいてくださいね。
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名刺は相手が読みやすい方向に向けて、両手で差し出します。
スムーズに交換できるよう、あらかじめ名刺入れを取り出しやすいようにしておきましょう。
全員が集まってから慌てて名刺入れを探すということのないよう、事前に準備しておくことが大切です。
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相手が名刺を差し出している場合は、相手の名刺よりも低い位置に差し出します。
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名刺は「ちょうだいします」と言いながら両手で受け取ります。
自分が名刺を差し出している場合は、交換時のみ片手で扱ってすぐに両手に持ち替えましょう。
受け取った名刺はすぐにしまわず、きちんと紙面を確認するようにします。
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「〇〇さまですね、よろしくお願いいたします」などと名刺の名前を復唱すると、より丁寧な印象になります。
名刺を出すのが遅れてしまった時
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名刺を同時に交換する場合は、目下の人から名刺を差し出すのがマナーです。
しかしながら、時には目上の人から先に名刺を差し出されることもあるでしょう。
そんな時は、差し出している目上の人を待たせないため、先に受け取るのが正しい作法です。
受け取ってから「申し遅れました」の一言を添えて改めて自分の名刺を渡すようにすればOK。
マナーの基本にとらわれすぎて、却って失礼にならないよう柔軟な対応を心がけてください。
名刺を受け取ったら：机に置く時の作法
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名刺を机に置く時は、「自分から見て左側」、「名刺入れの上」に置きます。
複数人で名刺交換を行なった場合は、名刺入れの上に重ねるのではなく席順に並べておきましょう。
この場合は、一番立場が上の人の名刺のみ名刺入れの上に置くようにします。
名刺のしまい方
基本的に、いただいた名刺をしまうのは会議や商談が終わった後です。
すぐにしまうと「早く帰りたい」という意思表示になってしまうため、相手がしまうのを待ってからにしましょう。
財布やポケットにしまうのではなく、名刺入れにしまいます。
しわくちゃになったり紛失したりしそうなところにしまうのは、相手の名刺をぞんざいに扱っていることになってしまうので避けましょう。
名刺交換の際にやってはいけないNGマナー
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名刺交換でやってはいけないことは
「相手の名刺をないがしろにすること」と覚えておくと良いです。
例えば、次のような行為に気をつけましょう。
・相手の名刺の上に書類を広げない
・相手の名刺のロゴ部分に指をかけない
・しわや破れのある名刺を渡さない
これらはいずれも、名刺を軽んじる行為であり、ひいては相手を尊重しない態度ということになってしまいます。
自分の名刺を雑に扱うのも、相手を尊重しないことにつながりますので、自分の名刺も大切に扱いましょう。
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名刺は、財布やポケットなどで保管せずに名刺ケースを使うようにします。
その方がきれいな状態で名刺を持っておける上、個人情報を正しく管理しているという印象を与えることができます。
名刺入れは100円ショップで買えるものからブランドのものまで、価格やデザインは多種多様。
汚れてきたら適宜交換するなど、こちらも清潔感を心がけて使うようにしましょう。
うっかり名刺切れ！そんな時の対処法
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名刺切れは本来マナー違反です。
しかし時には止むを得ないこともあるでしょう。
その場合は、名刺切れを謝罪してから口頭で会社名、部署、氏名を伝えます。
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名刺は発注から社員一人ひとりの手元に届くまで、ある程度の時間がかかります。
名刺切れをなるべく起こさないように、手持ちの名刺が少なくなったら早めに社内申請する習慣をつけておきましょう。
手元にある時には「こんなに配れるかな」と思う名刺ですが、複数人で交換する機会が多い職場や職種はかなりの短期間で名刺が減っていくものです。
名刺切れのまま何件も訪問しなければならない、という事態を防げるよう、自分の名刺の枚数をきちんと把握しておくようにしましょう。
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